システム手帳リフィル A5サイズ 日付なし のおすすめ
システム手帳 リフィル A5 日付なしのおすすめ
はじめに 手帳があったから身に付いた私の仕事術
私は2015年3月現在、33才の会社員です。
大学卒業後23歳から勤め始め、社会人になって10年も過ぎようとしています。
社会人になって3年で基本的なことを覚え、5年間ぐらいで専門知識を蓄え、リーダーの経験も積んで管理職になるというのが一般的だと思います。私は今の会社が3社目で、すべて社員数100人未満の中小企業ですが、様々な仕事を経験することができました。
もともと社会科のように、時系列で整理するのが苦手で、全体と部分を同時に把握するようなことも得意ではありません。また、緊張しいで、イレギュラーなことがあるとすぐに頭がパニックになる性格のため、突発業務の時に慌てること、確認が抜けることがよくありました。
そんな中、1社目の経営コンサルタント会社で、仕事を成功に導く・生産性を高めるためのシステム手帳の使い方を学びました。今思えば、この会社に入りこの手帳の使い方を学べたことが、とても良かったと思っています。
手帳活用がヘタだった頃は仕事も悩みだらけ
当時の私にはこんな悩みがありました。
- 頭の中が整理されていない
- 業務の管理がうまくできない
- スケジュールがあいまいな状態で仕事をしている
- スケジュールがよく変わる
- 急に他の仕事のことを言われる、または他の仕事の電話が入る
急な仕事が入ったり、予定が遅れたりなどして、常に頭の中がごちゃごちゃで、とにかくその1日をなんとかこなす。そんな感じで日々を過ごしていたように思います。
社会人になって8年間ぐらいは毎日朝から夜中まで仕事をして、ずっと強制的に頭の中に仕事のことがある状態でした。手帳を使ってもそのような状態だったため、手帳がなかったらと思うとゾッとします(笑)
当時、手帳の紙(リフィル)は会社支給でしたが、似たようなフォーマットのものが市販されているため買ってみたので、使い方と共にご紹介したいと思います。
仕事に便利なシステム手帳用 リフィル A5 日付なし 1日1ページ 365ページ タスク管理・スケジュール管理・連絡チェック【V.for.M】 1,446円
仕事に便利なシステム手帳用 リフィル A5 日付なし 1日1ページ 365ページ タスク管理・スケジュール管理・連絡チェック【V.for.M】
このリフィルを購入前に考えたこと
業務のタスク、報告・連絡・相談、タイムスケジュールを記入する欄が別れているということで、スケジュールの変更に対応しやすく、タスク管理がしやすいようです。
値段も1,446円で送料無料のため、買いやすいです。1,446円という価格だけ聞くと高いようにも思えますが、月間スケジュール24ページで600円ぐらいのものと比較として考えると、365ページで1,446円はかなりお値打ちといえます。
プライベートの予定は携帯のスケジュールアプリで管理しており、手帳は仕事でしか使わないため、日付入りだと休日分が使わないため、日付なしを選びました。
また、レビューに「今後はこれなしでは管理ができないと感じているほど良い商品です。とても満足しております。」と、とても満足度が高く、日本製であることも購入のポイントとなりました。
それでは、実際に「仕事に便利なシステム手帳用 リフィル A5 日付なし 1日1ページ 365ページ タスク管理・スケジュール管理・連絡チェック【V.for.M】」を使った感想と活用術をお話したいと思います。
▲メーカーの説明文に、「予定の立て方とシートの書き方も載っているため参考になります。」とあった通り、一番上に書き方の例がありました。
頭の中を整理して行動管理をする事が可能に
私の仕事のスケジュールのたて方は下記のとおりです。
①1週間のやるべき業務について、完成までに必要なことをすべて洗い出し、時間と納期を書く。
(実行すること、連絡すること、確認することなど具体的に5W1Hを考えて)
②1つひとつのタスクをいつまでにやるべきかを考慮しながらスケジューリングする。
結局、頭の中がごちゃごちゃになっているというのは、何をいつまでにしないといけないかという「予定」がわかっていない状態であると思います。
やるべきことが全部わかっていて、状況さえ把握できていれば突然仕事が発生しても、スケジュール調整もでき、誰かに相談もしやすいです。相談される側も、状況把握できているとアドバイスがしやすいものです。
▲こんな感じで完成までに必要なことをすべて洗い出しています。
このリフィルを見て良いと思ったのは、会議や移動などは、「会議」や「移動」など言葉で書くのではなく、記号にして省略している点です。ずっと使っていれば、言葉で書くよりも簡単で見やすいと思いました。
また、仕事をしているときに、他部署の方から「あの件は今どうなっていますか?」と進捗状況を聞かれたり、上司から「資料整理は終わったの?」と依頼されていた業務が終わったのかと確認されたりと、急な話があったりすることがあります。そのたびに、「ええと・・」と資料を探し始めたり、状況を説明しようとデータを引っ張ってきたりするだけでも、手間や時間がかかります。
お客様への連絡・上司への報告、プロジェクトメンバーへの説明など、相手から言われる前に最初からそれらを予定しておくか、最初からいつ連絡するか連絡しあれば、「急な対応」ではなくなります。そういった予定まで詰めて考えておく必要があります。
よく、週間スケジュール帳もみかけますが、週間スケジュール帳だと、別紙に下書きしないとスケジュールが組みづらいです。タスクとスケジュールを書く欄が分かれていると、先にタスクを記入することでその日のだいたいの時間がわかるため、スケジュール調整しやすくなります。
また、自分が行う報告や連絡の他に、自分が管理職の場合だと、報告や連絡をされることが増えてきます。仕事を管理するときに、必ずしも部下や仲間が適切に報告してくれるとは限りません。自分が自分の責任で仕事を管理する意識をもつためにも、報告や連絡をされる予定も記載しておくことが重要です。
そういった欄があるだけでも、仕事の管理にとても役立つと思いました。
このリフィルの使い勝手 紙の書きやすさ・裏写りについて
上記の写真は、ボールペン、万年筆、赤ボールペン、ボールペン+蛍光ペンで書いたものです。私は、基本的にボールペンしか使いませんが、視覚的に見やすくするためには、カラーペンを活用することがよいと思います。
その場合気になるのが裏写りですが、薄い手帳用紙ではないため、あまり心配はしていませんでしたが、実際あまり裏写りしませんでした。
蛍光ペンを使うとさすがに、裏写りがありますが、それでも裏写りの部分に文字が書けないといったレベルではありませんでした。
軽さ重視志向の場合はよくないかもしれませんが、挟む紙の数を減らすなどして重さを調整するのもよいのではないかと思います。
紙は普通のコピー用紙よりも少しツルツルしているような感じで、書きやすいように感じました。
このリフィルを使うメリット
では、実際にこの商品を使ってみて、更によいと感じたポイントについてお話したいと思います。
- 頭の中が整理されていない
- 業務の管理がうまくできない
- スケジュールがあいまいな状態で仕事をしている
- スケジュールがよく変わる
- 急に他の仕事のことを言われる、または他の仕事の電話が入る
もし、上記のような私と同じ悩みをもっている方がいらっしゃったら、こう思うかもしれません。「そうは言っても、そもそも、そんなに細かいことを書くことができないよ」。「本当に手帳を使うだけでそんなに変わるのかなぁ」と。
1,446円で買ったこのリフィルですが、どれだけの効果があるか考えてみました。
頭の中が整理されている(やるべきことが整理されている)と、整理されていないときよりも仕事が増えた時のショックが少ない(笑)
→「●●しておいて~」と仕事を依頼された時、いつもなら、「また仕事が増えた~。帰る時間が遅くなる~。」と思っていたことも、「この前5分で終わったから頑張って4分でやって帰ろう!」と思えるのではないでしょうか。
業務を分解したり、予定を細かく書く習慣がつくことで、大きい仕事もできるようになる。
→大きい仕事も分解すれば細かい仕事の集まりです。ゴールのイメージを正確にもち、細かく分解できるようになれば、大きい仕事もできるようになります。自分ができるようになれば、ポイントも分かり、管理もしやすいです。
連絡など、いつも人から受けるばかりだったものが、自分から確認するようになると、相手から信用され、信頼されるようになる。
→上司に対しては手のかからない子(笑)、部下に対しては頼れる先輩になる。納期にきちんと間に合う仕事をしてくれればベストですが、納期間近で危険な状況になった時にきちんと相談してくれる部下がどれだけありがたいか、社会人の方なら共感できるのではないでしょうか。
スケジュール変更になったときにも、変更した予定が書きやすく、修正する時間もそんなに手間がかからない。
→1日のスケジュールがパッと見でわかりやすく、スケジュールの変更にも対応しやすい。短い時間で記入できる。
スケジュール、タスク、報告・連絡・相談、メモ欄のバランスがとても計算されていて、とても使いやすいです。それぞれの欄も広めで、書きやすいです。
報告・連絡・相談をする・受ける内容・人のメモが意外と重要です。特に、お客様へのアポイントなど、何時に連絡しないといけないというしばりがあるときなどに役立ちます。
使ってみた評価
「仕事に便利なシステム手帳用 リフィル A5 日付なし 1日1ページ 365ページ タスク管理・スケジュール管理・連絡チェック【V.for.M】」を購入して使った私の評価ですが、個人的には点数で言うと100点です。
レビューでも、満点に近いような意見がありましたが、これまで使った中ではイチバンよいです。
ただし、毎日同じような仕事が多い方や、タスクが少ない方、だいたい同じ時間で終わる方、仕事の生産性を高めることに悩んでいない方にとっては、これだけの書くスペースや項目を必要としないため、満足度は低いかもしれません。
- 頭の中が整理されていない
- 業務の管理がうまくできない
- スケジュールがあいまいな状態で仕事をしている
- スケジュールがよく変わる
- 急に他の仕事のことを言われる、または他の仕事の電話が入る
上記の悩みは、自分の仕事の仕方の問題・自分の能力もあるため、全部すべて解決できました!というものではありませんが、使うことによって、やるべきことが整理され、スケジュールを組むことにとても大きな効果があったことは間違いありません。
同じような悩みを抱えている、頭の中が整理されていないビジネスマン、管理に悩む管理職、バーチカルタイプのウィークリーではスペースが少ないと感じている人、社会人一年目の方など、このリフィルや手帳の使う方を知らなかった方には、ぜひ使ってみてほしい商品です。
手帳は、使いながらやり方をどんどん改良できるので、自分なりの使い方を追求できるのも魅力だと思います。
仕事に便利なシステム手帳用 リフィル A5 日付なし 1日1ページ 365ページ タスク管理・スケジュール管理・連絡チェック【V.for.M】