2017年システム手帳・リフィルのおすすめ

仕事のミスをシステム手帳でカバーする方法

仕事のミスをシステム手帳でカバーする方法

仕事をしている人ならどなたでも何かしら悩みはあるのではないでしょうか。
上司や同僚との人間関係や、ポジション争い・昇進・出世、失敗が多い、残業が多い、仕事が覚えられないなど、様々です。
今回は、その中でも「ミスが多い」、「うまくいかない」、「残業が多い」という悩みをシステム手帳を使って解決する方法を紹介したいと思います。
なお、各項目の例えにはイメージしやすいように料理を用いています。

今回使ったシステム手帳リフィルは、下記の1日1ページのデイリー&マンスリーです。
2017年度版は11月下旬に入荷されるようです。

 

【V.for.M】1000の声をもとに開発 システム手帳 手帳用紙 リフィル 日付入り 1日1ページ デイリー&マンスリー 日本製【予定管理・目標設定・人生観設定】 (2016年・A5サイズ(210X148mm))

 

仕事でミスが多い、うまくいかない人の4つの理由

うまくいかない、時間通りに終わらない、ミスが多いということについて、原因を考えてみると、大きく分けて4つあります。

「うまくいった」イメージができていない

どういう状態がうまくいった状態なのか、ゴールのイメージ(完成形の状態)が頭の中にできていないことが原因だと考えられます。
カレーを作っているのに肉じゃがを作ったと聞くと冗談だと思うでしょう。しかし、完成形の状態をイメージせずに作業をするとこういうことも起こりえます(笑)

何をすればよいかわからない

完成形をイメージできないことも関連していますが、細かく考えることができないこと、問題解決する意志が弱いことが大きな理由だと考えます。
例えば、カレーを作ることが決まっていた場合、大きく工程を分けると、買い物に行き、必要なものを揃え、調理するとなります。しかし、そこまではわかったけど、どこに何が売っているかわからなかった、どうやって作ればいいかわからなかったという理由で作らなかった場合、多くの人は、ネットで調べればよかったのに!や、親に電話で聞けばよかったのに!と思うでしょう。

時間を把握できていない

何にどれだけ時間かかるか工程にかかる時間を把握していないと、全体でかかる時間を計算することができません。
時間通りに終わらない人の多くは、この時間見積もりをアバウトにしていることが多いです。
野菜の皮をむいたり、包丁で切ったりする時間、道具を揃える時間、全てが時間です。

ケアレスミス・確認不足

急いでる時は特に起こりがちです。急いでいないときでも、時間の有無にも関係なくそうだろうと決めつけたり、確認するのが面倒で起こります。
人は一旦そう思ってしまうとなかなか元に戻れなかったり、考え直すことをしないため、難しいものです。
算数のテストの答え合わせのように、明確に答えがあり、それを見比べて行う確認ならやりやすいですが、社会ではそのような答え合わせは少ないものです。
料理で言うと、何人前作るのか、材料の切り方作る手順など、人それぞれです。確認せずにやってしまい、相手のイメージと違ったものを作ってしまうミスは起こりやすいでしょう。

仕事がうまくいく段取りとは?具体的な段取りの仕方

うまくいかない理由を4つ挙げましたがではどうすれば上手くいくのでしょうか。その課題について具体的に述べていきます。

相手との完成形の共有イメージをもつ

まず完成形の状態を具体的にイメージし、依頼した人と共有します。この共有がポイントです。
ずっと同じ仕事やこれまで何回もやってきた仕事など、相手とイメージを共有できていれば良いです。しかし、自分が初めてやる仕事や会社として初めて行う仕事の場合、これがとても重要です。
家族でキャンプに行ってカレーを作る場合は、家族全員がいつも食べているカレーを想像している事でしょう。しかし、こだわりが強い彼氏に作る場合は、どんな具材でどんな切り方でどんなルーを使ってなど、詳しく聞いて確認しないと、これは俺が食べたいカレーじゃなかったと言われかねません(笑)
ゴールの設定と共有が仕事の設計をする上でかなり重要なポイントです。

これだけやればOK!という状態にする

その仕事を完了させるために必要なことを全て細かく洗い出します。
これはこの描くイメージできる能力が必要です。頭の中で実際にやってみて流れとやるべきことを書いていきます。なかなか想像だけではわからず、やってみないとわからないと思う人もいるかもしれません。そういう人は時間見積もりのためにもやってみたほうがいいと思います。その経験は必ず次に活きるからです。
そしてこれを全部やれば完了!と言う状態にしておけさえすれば、ある程度頭から離れても大丈夫です。
必要な野菜を洗い出し、家にある材料とない材料を洗い出し、ないものは買ってくる、そして買ってきた後の工程も、野菜の切る順番、作り方を細かく洗い出しておくのです。

何にどれだけ時間がかかるか計算する

完了までにすべきことを全て洗い出したら、それぞれのタスクにどれだけの時間がかかるかを算出します。
難しいのは初めて取り組む仕事です。やったことがないため、まずは実際にやってみることが必要でしょう。よくあるのが、これくらいで終わると思ったと適当に時間を見積もることです。実際にやってみてどれくらいかかるか精度の高い見積もりが必要です。
仕事とは趣味で行う料理ではなく、3分クッキングのように常に納期があります。間に合わなければ0点です。味よりもまずは時間内に仕上げることが最も重要です。

事前に答えをもつ・頭の中に答えをイメージする

仕事を頼まれたときに、こういう資料を作ってほしいと言われ、目的を理解して「はい」と答え、できあがったものを見せると、「こういうんじゃないんだよな~」と言われてしまったことはありませんか?
これは、依頼されたときに、例えば「A4のパワーポイントで3枚ぐらいで、グラフも入れながら他の商品との比較を説明できるような感じでよいでしょうか?」と具体的にイメージしたことを伝え、確認する必要があります。
そのときにどういうものにすればよいかわからなくて確認できなくても、実際の作成前にイメージできるようになってからこういうことでよいかと確認すべきます。
依頼する方も依頼される方も、曖昧な感じでやりとりすると、できあがりが予定と全然違うものになってしまいます。そのイメージを相手といかに具体的に共有できるかがとても重要なポイントです。
カレーを作ってと言われて、普通に作ったら「豚肉が嫌いなんだ~。牛肉で作ると思っていたのに。」と言われたら、お願いした方も作った方も不満に思うでしょう。
男性は特に考えていることを表現しない、話しない傾向にあるため、自分のためにも相手のためにもコミュケーションをとって意思疎通を行うことが重要です。

上手な段取りを活用したシステム手帳の使い方

上記4つの課題を踏まえ、ではどうやってシステム手帳を活用すればよいか、具体的にご紹介したいと思います。

やることが多い人ほどやるべきことを整理する

「やるべきことがたくさんあって、手帳なんて書いてられない。」こんな声も聞こえてきそうですが、実際に手帳を開いて書く時間は数秒~数分です。
何をすればよいかわからない、やることがたくさんあってどうしよう、という時こそ、システム手帳にやるべきことを整理して、今日はこれだけやって帰る!と決めます。

まず、TODO管理(タスク管理)として、仕事が発生したときにメモします。
次にそれをゴールのイメージをした上で、やるべきことを洗い出します。
何回も例としてしつこいかもしれませんが、カレーを作ることで考えると、どんな材料を使って、いつどこで何時までに、どのように作るかを考えます。
じゃがいも、たまねぎ、豚肉といった材料、包丁や鍋といった道具、夫が帰ってくる19時までに、何皿分でといった具合です。

業務タスクの洗い出し
それから各項目にどれくらい時間がかかるか、そしていつまでにやるべきかを書き、スケジュールに入れて調整します。
1日に偏りすぎていたら早めたり、遅くしても大丈夫なものは遅くしたり、間に合わない場合は効率化のアイディアを考えたりします。

デイリースケジュールの落とし込み

そして、自分で考えた予定通りにいかなかった場合は、原因と対策を考えて次回に活かす。その繰り返しで、時間見積もりの精度や段取り力がアップしていきます。
やるべきことが整理されているだけで、余計な不安から解消され、かなりストレスがなくなります。

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