システム手帳の使い方　仕事で使うときの1日の流れ

システム手帳の使い方 仕事で使うときの1日の流れ

システム手帳は、仕事でいつどんなときにどのようにして使うのか、1日の流れをまとめてみました。
現在使っている人、まだ使っていない人、これから使おうとしている人も参考にしてみて下さい。

出社時に見る

出社したら手帳を開いて、当日の予定を確認します。
1日のスケジュールを見て、頭に中でイメージします。

その日にやるべきこと、連絡することを時間とリンクさせて覚えます。
ずっと手帳を開きっぱなしで仕事をするにしても、社外では手帳を見ることができません。
「手帳を見ればいいや」と思いますが、記憶することを習慣にする方が、脳を使いますし、手帳を見ないと予定がわからないでは都合が悪いです。
また、時間感覚も養えます。

朝礼や会議の内容をメモ

社内や社外、顧客のことなど、朝礼や会議などで連絡や変更点があった場合は、メモします。
誰かに聞いたことは、何かに書く、誰かに話する、それについて何かできることを考えてみるということをするだけで、とても記憶に残りやすくなります。

仕事中で使い方のポイント

新しい仕事が発生した時に、その仕事の完成イメージを相手と共有してから、完成までに必要なことを洗い出して、スケジュールに落とし込みます。
時間調整も同時に行う必要があります。
簡単なことや時間がかからないことはなるべくすぐにした方がよいです。

１つの項目が終わったら線で消しこむか、蛍光ペンで上からなぞるなどして、「終わった感」を出します（笑）
たくさん項目がある場合は特に、消しこむことで達成感が得られます。

システム手帳の最も大きな特徴である、リフィルの取替え可能という機能を活かし、長期的に重要な情報やアイディアなどは、そういう情報を記入するページに記載し保管します。
例えば、セミナーなどで聞いた例え話などの他で使えそうなネタ、上司が言った挨拶の仕方、使えそうな営業トークなどです。
聞き流すこともあるとは思いますが、ちょっとメモしておけば後で意外と使えることもあります。

スケジュールはたまに見て、確認しながらモレがないように注意するようにします。
頭に入っているとは思いますが、ダブルチェックのためです。

仕事が終わったら

スケジュールを確認し、予定の項目が完了しているか確認します。
もしその日に終わらなかった仕事がある場合は、次の日以降に必ず転記します。

その日の終りの感想など日記として書きます。
予定よりも時間がかかっていた仕事については、その原因と対策を考え、次に活かします。