2017年システム手帳・リフィルのおすすめ

ビジネス手帳の使い方 タスクはゴールのイメージを明確にして細かく洗い出す

前項でお話したビジネス向けの使い方で、このページでは、タスクの洗い出しについてお話したいと思います。

 

タスクの洗い出しとは

業務の細分化ともいいます。英語ではタスクブレイクです。

業務のゴールを達成するためには何が必要なのかを細かく細分化することです。

細分化したものを1つのタスクとし、それがすべてできたら1つの業務が完了となります。

タスクの洗い出し

 

ゴールのイメージを明確にする

タスクを分解するためには、その業務の完成イメージができていないといけません

当たり前ですが、野球をはじめて、守備のポジションも決めずには練習できません。

キャッチボールやダッシュなど、基礎的なことはできますが、打順や守備の位置など、最初にすべて決めておく必要があります。

しかし仕事になると、よくありがちなのが、目的やゴールを決めずに走りだすことです。

 

チームの各自の頭の中がバラバラなので、まとまるはずがありません。

最初にしっかりと同じゴールのイメージを共有する必要があります。

 

仕事を依頼された時に、きちんとゴールのイメージをし、こういう形ですればよいでしょうか?と確認する習慣をつけましょう。

確認することとしては、納期、目的、やり方など様々あります。

とりかかってからわかることもあると思いますが、なるべく早い段階で全体図が見えてこないと時間の見積もできないため、はじめて行う業務なら最初に全体像をはっきりさせることが優先です。

例えば、営業でお客様に見せる資料を依頼された時、

  • いつまでに必要なのか
  • お客様に何を説明するための資料なのか
  • お客様にどう感じて欲しいのか
  • 何か参考にする資料はないか
  • 紙で印刷するのか、何部必要なのか(データだけでよいのか)

とパッと考えて質問することが大切です。
このように質問すれば、相手も考えて答えてくれると思います。

仕事の管理に使う 生産性管理


タスクの分解

しっかりと要求通りの納品物になるよう設計し、やるべきことをモレがないようにタスクを洗い出し、かかる時間も見積もり、納期とともにメモします。
タスクを洗い出すときに、どうやって洗い出せばよいかわからにときは以下の視点で考えてみてください。

  • 実行することはないか
  • 調査することはないか
  • 連絡することはないか
  • 相談することはないか
  • 交渉することがないか
  • 依頼することがないか
  • 聞くことはないか


会社の備品の購入することを例に考えてみます。
【やるべき項目】:内 容 時間 納期
【実行すること】:注文、決済 10分 10/10
【調査すること】:安いところがないか 25分 10/9
【連絡すること】:
【相談すること】:商品AとBのどちらがよいか 5分 10/9
【依頼すること】:
【交渉すること】:もっと安くならないか、複数購入したら安くならないか TEL5分 10/8
【 聞くこと 】 :どれくらいのサイズか、最低限必要な機能、希望する機能など、支払い方法 5分 10/7

備品の購入なので、簡単に言うと、商品を調べて金額の承認を上司にもらって注文という流れになります。
今日が10/7の設定です。

自分が購入までに行うことを一通りイメージして、項目ごとに整理します。
「考える」と一言に言っても、「考え方」がわからないと考えることはできません。
このように、考えるポイントが整理されていると考えやすいです。

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