2017年システム手帳・リフィルのおすすめ

予定が変わったら時間内にできないか知恵を絞ってリスケジューリングする

前項でお話したビジネス向けの使い方で、このページでは、リスケジューリングについてお話したいと思います。

 

毎日同じような仕事の方以外は、スケジュールに変更があることは往々にしてあると思います
機械が故障した、プリンターにエラーが出た、お客様から電話がかかってきた、急な来客があった、クレーム対応など、さまざまな原因があります。

そんなとき、スケジュールは変更していますか?もしくは頭の中で段取りを組み立てていますか?
あなたは次のどのパターンでしょうか?

  1. 何も考えずに次の仕事を進める
  2. あとのスケジュールのうち、重要なことを先にして、できなかったことを翌日にまわす
  3. 残りの時間内に終わらせるためにはどうすればよいか考えてスケジュールを考えなおす


ウィークリーリフィル

 

何も考えずに次の仕事を進める

これは、頭の中が整理されていない状態で、とにかく「今」に集中している状態なため、さらに予期せぬ事態になったときにはさらにパニックになります。
スケジュールの遅れにより他に何か問題が発生しないかという発想がないと、常に後手にまわる対応しかできなくなります。

なるべく広い視野で全体を見ておかないと、また同じことにもなりかねません。
せめてミスの抑止ができるように考えることが必要です。

重要なことを先にして、できなかったことを翌日にまわす

今日しなければならないこと・重要なことだけを今日して、残りは翌日以降に振り分けるやり方は誰でもが考えてやっていると思います。
それで問題なく済む場合もあると思いますし、頭を使わなくてもよく、上司からすれば指示もしやすいです。
順番だけ変えるというのが楽なので、このやり方を習慣にしていると離れられなくなります。

ただ逆に言うと、このやり方の場合、重要度さえわかればいいだけですので、あまり誰がやっても変わりません。
管理職の価値も低く感じられるのではないかと思います。

残りの時間内に終わらせる方法を考えてスケジュールを考えなおす

このように考えて実行することが自分の価値を高め、会社の評価を高めることになります。
予定より時間がかかったとき、残りの仕事をいかに早く終わらせるかを考えて行動できるかが、会社の生産性を左右します。

同じ仕事を同じやり方で同じ時間でやり続けることは、仕事をする価値を自ら低くしているようなものです。
同じ原価と時間でもっと高品質に、同じ原価と品質でもっと早く、同じ時間と品質でもっと安くというような思考で考え、実現していくことが大切です。


リスケジューリング


社員数が多ければ多いほど、改善の効果が大きいです。
1人10分作業スピードが早まれば、社員1,200人いれば、12,000分(20時間)にもなります。

このアイディアは、一人ひとりが考えて、みんなで共有する時代がきています。
まずは一人ひとりが考えることが必要です。

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