システム手帳を仕事の管理に使う －具体的な方法－

システム手帳を仕事の管理に使う －具体的な方法－

仕事の範囲が広がり頭の中だけで簡潔できないときには手帳の出番

入社一年目の場合は、仕事の管理と言っても、管理する範囲は上の人ほど多くはないですが、職種によっては業務の範囲が広かったり、また、同じ業種であってもその会社やお店の方針によって仕事の内容は全く異なります。

それが年数が経ったり能力が認められて管理職になってくると、自分の仕事だけではなく、部下の仕事や様々なプロジェクト、組織に関することの管理まで関わっていくことになります。

自分が望む・望まないにかかわらず、そういう時期がたいていの場合やってきます。受け入れる準備をしておかなければ、急にその波が来たときに一気に飲み込まれる恐れもありますので、常に広い視野をもって働いていることが重だと思います。

今現在は頭の中だけで完結できていても、範囲が広がった時に難しくなるケースも多くはないと思います。
なるべく早い段階で自分のやり方を習慣づけておくことが大切ではないでしょうか。若い時のほうが吸収も早いですし、いろんな人に教わりやすいです。

「仕事の管理に使う」の具体的な使い方・目的を事例を交えながら紹介したいと思います。

 

 

タスク管理

自分の仕事を細かく細分化したものを1つのタスクとし、それがすべてできたら1つの業務が完了となります。

新入社員のうちは、これをしっかりとできるようになることがとても大事だと思います。
なぜなら、タスクを分解するためには、その業務の納期・完成イメージができていないとできないためです。

完成形、品質、納期について、依頼者の要望にあったものを設計し、状況が変わった場合は、それに合わせて再度設計します。
タスクの分解の仕方がうまくできていないと、予定より納期が遅れてしまったり、きちんとしたものを納品できなかったり、間違ったものを作ってしまったりしてしまうことになります。

しっかりと要求通りの納品物になるよう設計し、やるべきことをモレがないようにタスクを洗い出し、スケジューリングしましょう。
タスクを洗い出すときに、どうやって洗い出せばよいかわからにときは以下の視点で考えてみてください。

• 実行することはないか
• 調査することはないか
• 連絡することはないか
• 相談することはないか
• 交渉することがないか
• 聞くことはないか

友達と飲み会をすることを例に考えてみます。

【実行すること】：店の予約
【調査すること】：飲み会の場所、レビュー、クーポンがないか
【連絡すること】：開催場所、日時
【相談すること】：場所にうるさそうなA君に店の仮決定の確認
【交渉すること】：（費用）
【 聞くこと 】：いつものメンバー以外に呼びたい人がいるか、飲み会の希望場所、日時、条件

「考える」と一言に言っても、「考え方」がわからないと考えることはできません。
このように、考えるポイントが整理されていると考えやすいです。

 

 

プロジェクト管理

プロジェクトというと大きいことのように思いますが、2日以上かかるような仕事のことです。
ワールドカップ開催から特別セールまで、規模も様々ですが、状況を把握しうまくいくように取り組むにはどうすればよいでしょうか。

まずは計画の立案です。まったく初めて行うことは予定を立てるのが難しいですが、経験したことがあることなら内容についても時間についても予定はたてやすいはずですし、改善もできるはずです。

管理する立場であれば、どのような形式で報告してもらうか、いつ報告してもらうか、どのようコミュニケーションするか、などの管理の仕方も設計する必要があります。

 

進捗状況を把握し、間に合わなさそうな場合は早めに対策をいくつか考えておく必要があります。参画するメンバーが多ければ多いほどコミュニケーションが減りがちになりますので、できるだけ意識的に確認するようにした方がよいと思います。
また、状況確認の際、こうなっているべき、またはこうなっているだろうという計画や自分の想定をもとに報告を受けないと、ただの報告会になってしまいます。

人はだれでも自分の失敗を認めたくなかったり、失敗を隠しがちです。メンバーからの報告がなくても、問題なく進んでいるか自分で確認することが大事です。
自分が責任をもって管理する立場だという意識を忘れず、ゴールに向かってできるだけスケジュールや品質、コストについてよりよいものを考え、取り組むことが自分の提供する価値だと思います。

 

そして、プロジェクトがたとえ一回きりのものでも、他の仕事に応用できることもあるかもしれなため、できるだけ詳細に活動の記録をしておくとよいと思います。
特に、やり方は計画前でも考えることはできますが、かかった時間は重要な情報になります。実際にやってみないとわからないためです。新しいやり方を考えた場合にも、どれくらい早くなったか検証できます。

進捗方状況を確認するには、PCですべてのタスクを見られるようにし、手帳で大まかな流れ・タスクとスケジュールを記載していくのがよいでしょう。

 

雑貨の期間限定セールの例

内容は、食器（皿とコップのみ）、開催期間は1週間、目標販売枚数50枚、目標売上金額20万円、予算は1万円ということが決まっています。

準備としては、

①売り方（どんな切り口でお客様に提案・宣伝するか）を決める【3週間前まで】

• 自分で調べて考える（成功事例・失敗事例を社長に聞く）
• スタッフに考えてもらう（事前に考え方などの資料を渡しておく）
• 他の書店を見に行く
• 会議にて決定

②POPや関連商品（本、テーブクロス、机・イス 等）を準備する【1週間前まで】

• 販売商品の整理
• 準備物リストアップ・在庫確認・注文
• 担当決め
• 進捗状況は朝礼時に確認。念のため個別でも声をかける。

③準備【セール日前日】

• 担当割り振り
• 売り場作り
• 早く終わった人は他のところを手伝ってもらう

④セール期間中

• お客様の状況や販売数・売上を毎日スタッフで共有する
• 目標に達しそうにない場合は、4日目に改善アイディアを試してみる

⑤結果発表

• 結果や今回の反省点、学びを全員で共有する

 

上記を、横軸を日にして、スケジュールがわかるようにします。
セール期間中は、平日5日と土日の目標を記載して、達成率を書いていきます。
それがモチベーションにつながります。

スタッフにも計画してもらうのもよいOJTになると思います。

 

 

時間管理

工場などのように時間あたりの生産性を常に計測している仕事ならよいのですが、事務職や一般にホワイトカラーと呼ばれる職種の方々の生産性は意外に把握されていないことが多いです。
この仕事はこの量でこの時間で終わるという標準的な作業時間が把握できていれば、とてもよいメリットがあります。

• 作業の標準時間がわかる。
• 作業時間改善の際、作業工程の見直しができる。
• 新しく担当する人が標準時間でできるかで採用の判断ができる。
• 仕事量が多いか少ないか数字で判断できる。
• 採算性の計算に役立つ。

時間計測する際、「管理されている感じ」がして現場の抵抗勢力は強いかもしれませんが、管理する立場としてはとても重要な情報です。
しかし、コスト計算の際にも役立ちます。
正社員でなくてもよい仕事はだれでもできるように標準化して、パートの人に任せることもできます。

また、営業職の管理としても時間管理が大切です。
1つの顧客に時間をかけすぎていないか、提案書に時間を投下しすぎていないか、売上が少ない仕事に時間がかかりすぎていないか、重要な仕事に時間を確保できているなど、時間を有効に利用するためには時間の把握をしていないと改善できません。

時間のかけ方を変えるだけで効率がよくなったり、品質が高まったりすることもよくあります。

例えば、今1時間かかる緊急な仕事をやらなければいけないとしても、1分で終わる確認の電話を時間がないと思って後回しにするだけで、その後の工程が遅れたりするなど、こんな簡単なことでも時間が変わってきます。

コンビニの駐車場などで営業車で寝ている人や喫茶店で時間をつぶしている人など、そういった時間管理もそうですが、きちんと仕事をしている人でも、時間は限られたものなので、いかに早く仕事をするかがとても重要だと思います。
時間を計測し、どう改善していくかをしっかりと考えていくことを会社として行い、全社で共有して会社の力としていくことが個人としても会社としても成長になります。

手帳に何にどれだけの時間がかかったか記載し、それをエクセルで集計して1ヶ月でまとめ、改善策を考えることを毎月行っていけばかなり生産性が上がります。
私も実際に行い、実感しました。