2017年システム手帳・リフィルのおすすめ

システム手帳の営業での活用方法

システム手帳の営業での活用方法


システム手帳をもつことで、いろいろ良いことがあると思います。
忘れても書いておけばまた見ることができる、書くことで頭に定着しやすい、もっているだけでが箔がつく、なんとなく仕事がデキそうな気がする(笑)など。。

私も10年以上使っていて、システム手帳をもっていてよかったなと思うことがよくあります

その中で、営業という仕事の中での活用方法とそのポイントをご紹介します
決まった商品を販売するというのではなく、お客様の課題に合わせてサービスを提供するという仕事でしたが、業種関係なく使えると思います。

システム手帳の営業での活用方法 イメージ

 

 

顧客情報の記録

事前に訪問の目的を整理し、お客様に聞きたいことをまとめておきます。
そして、実際に聞いたことは手帳にメモし、聞き漏らしがないようにします。

お客様も忙しいので、同じことを何回も聞かれるのは嫌なものです。また、担当者が変わって同じことをまた話するというのも手間がかかります。人は、一回聞いたことは忘れないと思っているせいか、自分は前に聞いたことは忘れていても、人が自分に同じ話を聞かれるのはとても嫌がる傾向にあります。

 

良い人間関係を築くためにも、また会社への信頼を高めるためにも、聞いたことはワードや社内共有ソフトなどでデータ化して社内の人が共有できるようにしておく必要があると思います。

サービスを提供しているのは、個人ではなく会社です。担当者しか知らないよりも会社にも情報が共有されている方がお客様も安心なはずです。

自分の成績のために、情報を自分だけで保持する人もいますが、同じ情報を得ても、人それぞれ次に起こすアクションは違うので、なるべく情報は共有し、自分がとる行動で他の人と差をつけるのが良い形だと考えます。

 

情報は、その業種ごとに聞くことの重要度が違いますが、例えば生年月日・誕生日など、変わらない基本情報は記入する項目をフォーマットにしておくとよいです。

新しいお客様のところに行った時や新入社員が何を聞くかわからないという状況の時など、確認漏れがなくなります。

聞いたことで何かよいメリットがあったものは、フォーマットに追加していくのがよいです。この追加作業が面倒でできない人が多いですが必ず会社の力になるため、やっておく必要があります。
ずっと同じものを使い続ける=改善することがないとうことを意味します。改善できないことは何一つないと思います。

聞くことがわからない人は、過去に聞いたことやインターネットで顧客リスト・顧客台帳・基本情報・アンケート等で調べたりすると参考項目が出てくると思います。

システム手帳の営業での活用方法 顧客情報管理イメージ

 

 

タスク管理

業務が発生した時点で業務分解し、細かい項目に分けます。予定時間と納期も合わせて記載しておきます。

よくあるのが、項目の分解の仕方や時間が曖昧になっていることです。業務を分解する目的には、大きく2つあります。

①頭の中で過程も含めて業務の完成イメージをし、ミス・モレがないか確認すること。

②予定時間の精度を高めて、なるべく予定がわかるようにしておくことで、予定が変わった場合にも変化に対応できるようにすることです。

 

仕事には必ず納期がありますので、納期を守った上できちんとした品質の仕事をするためには、とても重要なことです。

また、管理職になれば関わる仕事や人も多くなり、全体の状況を把握するためには、やるべきことと進捗状況の全体がわかっていないといけません。
部下の報告が本当に正しいのか、自分が答えをもっていないと判断ができないものです。

システム手帳の営業での活用方法 タスク管理イメージ

 

 

スケジュールの管理

私は、月・日単位で管理しています。スケジュールを把握するメリットは、ひと目で予定がわかることです。一覧で全体を把握する状況は必ず出てくるため必需品となっています。
タスクは細分化しておき、納期と重要度を考慮し、スケジュールに入れます

月間スケジュールはボックスタイプ(見開きで1ヶ月分)です。私の仕事は月をまたぐような長いプロジェクトがなく、1ヶ月の予定が一覧で見られれば十分なため月間スケジュールだけで良いです。

 

もし、1ヶ月以上かかるような仕事がある人の場合は、年間カレンダーがあった方が便利です。

予定が一覧でわかる方が、他の仕事とのスケジュール調整をしやすいためです。
お客様との約束や社内行事を記載しておけば、他の予定を入れるときも考えやすいです。

毎週金曜日には、翌週分の1日の予定を記入しておくのが良いです。

仕事のタスクは、業務が発生した時点で細分化しておくため、洗い出されている状態ですが、それに加え、営業目標に向かって新規営業を増やしたりなど、時間を効率よく考えて調整します
スケジュールを組むだけなら1時間ぐらいでできると思いますが、目標に向かってどうすればよいかなど、考えるのに時間がかかると思いますが、それがとても重要です。それも日頃から考えておけばベストです。

システム手帳の営業での活用方法 スケジュール管理イメージ

 

 

生産性管理

スケジュールを記入しておき、実際に行動した内容も手帳に記入しておきます。
そして、1日の終りに、項目別(営業、営業準備、雑務、会議など)にエクセルに入力します

それを一ヶ月で集計して、何にどれくらいの時間がかかっているか把握します。
営業に時間がかかっている割に成果に結びついていない、雑務が多い、会議の時間が長いなど、いろいろな問題が出てくると思いますので、それを改善して生産性を高めるアイディアを実行します。

工程に無駄がないか、繰り返している作業を自動化できないか・まとめてできないかなど、営業成果の拡大・スピードアップに向けて考えることが大事です。

一人でできることには限りがありますので、他の人も含めて広い視点で考えることが必要ではないかと思います。

システム手帳の営業での活用方法 生産性管理イメージ

 

目標管理

会社の売上や個人的な人間性、生活等の目標を決め、それを具体的な行動目標に落とし込みます

例えば、売上目標月1,000万円とした場合、今月確定分が800万円としたとき、あとの200万円をどうやって立てるかを考えます。
もし、飛び込み営業でこれまでに100軒まわれば1件受注でき、単価が50万円になるとわかっていれば、最低でも月400軒は回らないといけません。営業日が月に22日とすると1日に19軒まわる計算になります
毎日、19軒の目標を達成できたかチェックし、その19軒に過不足何軒だったか記載していけば状況もわかりやすいです。

 

この場合大事なのは、100軒まわれば1件受注できるというデータをもっているということです。

「こうすればこうなる」ということがわかっていれば、それを実行すればよいため、行動が起こしやすくなります。
上司に相談する際にも、そういうデータがあれば判断できますが、データがないと判断できません。

いつ誰に何をどうやっていくらで販売するという予定をどれくらいの確率でできるか状況を把握することが重要です。

システム手帳の営業での活用方法 目標管理イメージ

 

 

成長

自分の成長のためにおすすめしたいのは毎日その日の気付きを書いて、1ヶ月毎に振り返ることです。
書く内容としては、人間性アップ、生産性アップ、品質アップ、コストカットに関することです。

 

例えば人間性なら、自分が管理者だったとして、今日もまた部下の人間性について怒ってしまった、叱るべきなのは行動であり、なぜそうしてしまったか、次はどうするべきなのか確認せずに話を終えてしまったなと思ったら、「人間自信を否定しない。行動を指摘する」と端的に書きます

日記のように長く書くと、振り返るときにイチイチ文章を見ないといけなくなるため、なるべくパッと見てわかるぐらいに簡単に書くのがよいです。

 

生産性アップの場合なら、その日に一番時間がかかった仕事を振り返り、時間がかかった工程とその原因と対策を考えます。例えば、データを探すのに時間がかかったとしたら、どこにデータがあるのかわからなかったことが原因なので、データの保管方法と保管場所を決めるなどです。

実行すべきことは、スケジュールに落としなるべく最短でやります。(ベストは考えたそのときです。覚えておく手間がなくなります。)

このように、1日1個考え行動していくだけで、それが時間が経つにうれ、自分も会社も大きな成長へとつながります。

システム手帳の営業での活用方法 成長イメージ

 


顧客情報や目標管理などでは、1枚の紙にずっと記入しておきたい情報、数年保管して比較したい情報などがあるため、差し替えできるシステム手帳が最適です。

これだけ記入する量が多いと、手帳が必要になります。バイブルサイズでは小さいため、A5サイズ以上はほしいところです。
カバンに入るサイズをと考えると、A5かB5、A4ぐらいのサイズがよいと思います。

システム手帳の使い方の基本を学び、他の人の使い方を知ることで、仕事や生活がレベルアップしていくと思います!

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