お悩み　～スケジュールが予定通りにいかない～

「スケジュールが全然予定通りにいかない」。
そんなお悩みをもっている人も多いのではないでしょうか。

実際に私もそうです。しかし、自分にできることを精一杯やることで、予定の精度は必ず高まっていきます。

他人は自分では変えられません。変えられるのは自分だけです。
そう思って、自分の意識の範囲を広げて、自分の行動を変えていくことが一番大事です。

それでは、具体的にスケジュールがうまくいかない理由と対策を挙げていきたいと思います。

時間の見積もりが大まかすぎる

だいたいこれぐらいで終わるだろうという感覚的なもので時間を決めてしまうことで、やってみたら意外と時間がかかってしまったなということありませんか？
前回これぐらいで終わったという記憶があった場合でも、その場面と全く同じ状況であったかまでは覚えていないこともあります。

全く同じ条件なら同じ結果になると思いますが、人が違ったり、人数が変わったり、やり方が変わると結果も変わってきます。
そういった生産性のデータを常日頃から把握しておくことがポイントです。

そうすれば、誰かにお願いするときにでも、「これお願いします。こうすれば5分ぐらいで終わるはずです。」などと伝えることができます。
受けた人にとったら、どれくらい時間がかかるかもわからないことを頼まれるのと、5分で終わることを頼まれるのとではかなり印象も違います。
相手からの自分のの評価も変わり、仕事もしやすくなるはずです。

タスクが曖昧になっている

完成までのイメージができていないままとりかかってしまうことで、そもそものスケジュールに問題がある場合もあります。
ゴールを設定し、それに向かって達成するまでに必要なことを洗い出して、分担したり調整することが基本ですが、その洗い出しができていないと進んでいくごとに不足のタスクがどんどん出てきてしまいます。

そのタスク分解作業は、いきなり100点の物ができるわけではありません。OJTで訓練し、経験していかなければうまくなりません。
細かく考える習慣を身につけましょう。

急な電話対応・突発業務

いきなりお客から電話がかかってきて呼ばれる、友達から電話があって約束が入るなど、突発的な入る予定です。これもよくあることです。
受けないことができればよいのですが、そうもいかないことが世の常です。
これについては、あまりこれといった対策はないのですが、相手の気持ちになって考えることと、これまでのデータで対応することです。

相手がどう思っているかを考え、「そろそろ会いたくなるころかな」とか「昨日商品が届いているから先にこちらから感想を聞く電話しておこうかな」などを考え、相手からのアクションの前に自分の行動によって、突発的な対応を防ぐことを考えます。
何回も会っている人なら、これまでの傾向でなんとなく行動が予想できることもあると思います。

情報の共有ができていない

同じグループの人の作業が遅れている、違う人がすでに対応済み、など、情報を共有できていないがために、段取りの変更が遅れたり余計な仕事をしたりすることがあります。
社内の掲示板に報告する、メールする、電話する、メモを貼る、口頭で伝えるなど、手段はたくさんありますが、必要な人にきちんと情報が入る仕組みにしておく必要があります。

いかがでしたでしょうか。
自分の予定が予定通りにいっているか、いっていなければどういう理由か、うまくいかなくなるとすればどういう要因か、常に把握しておき、可能性が高いものに対しては何かしら対策をうっておく必要があります。

他にもいろいろなケースがあると思いますが、まずは自分に何ができるかを考えて行動することが大切です。
ぜひ実践してみてください。