ミスを記録して同じミスをしない→未来のムダな時間を減らす
システム手帳を使うメリットに、紙が差し替えられるため、同じ紙をずっと収納しておけるということがあります。
このメリットを活かし、おすすめな使い方が「ミスを記入してミスをしないように原因と対策を考える」です。
あまり考えていない人も多く見受けられますが、これはかなり大事な考え方です。
なぜミスが起こるか
ミスはなぜ起こるのでしょうか。理由はいくつもあると思いますが、いくつかパターンを考えてみました。
- ・ミスした経験を忘れている → 過去に同じミスをしていて、同じ状況または似たような状況にもかかわらず同じ状況であることに気づけない。
- ・ルールを覚えていない・習得していない → 仕事の多くはルールや順番などが決まっています。それらを正確に覚えずに間違ったやり方をしてしまう。
- ・頭の中に完成イメージがない → 頭の中に完成イメージが無いのに行動し、結果間違ったものになってしまう。
こういったミスが多いのではないかと思います。
それらのミスの要因の中で、「ミスした経験を忘れている」についての対策として、「ミスを記入してミスをしないように原因と対策を考える」が良いです。
よくミスをする人は、原因の把握と対策立案がきちんとできていないことが多いです。
例えば、ケアレスミス。書類を作成し、ミスを発見され、上司から注意してねと言われ、わかりましたと答える。
この場合も、①作成した書類を確認したけれどミスをしたのか、②仕事の流れとして確認することは知っていたけれど忘れたのか、③そもそも確認するという発想がなかったのかによって対策が変わります。
こんな小さいことですらミスの抑止ができていない場合は、ミスが発生する確率はかなり高いと言えるでしょう。
将来のミスの抑止
上記のようなことを「ちょっとミスしただけじゃん」と思うのは、その瞬間のことだけ見ればそうかもしれませんが、長期で見るとちょっとしたミスとは思えません。
ミスして、もう一度データを開いて修正して、印刷して確認してもらうまでに5分かかったとして、週に2回同じミスを現在25才で60才までした場合、
5分×2回×52週×35年＝約303時間です。（35年は306,600時間なので、0.99％です。）
こんな小さいミスだけで303時間もあるわけなので、ミスによるムダな時間は膨大な時間になります。
ミスが多い人は将来も膨大な時間をムダに過ごすことになります。
これは非常にもったいないことです。
ムダな時間をなくし、その時間をもっと有意義に使っていくことを選んだ方がよいです。
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