システム手帳 リフィル メモ用紙の使い方 ～議事録～

ほとんどの会社やお店で会議や打合せがあると思います。

新入社員の方は、トレーニングがてらよく議事録を任されているのではないでしょうか。

しかし、慣れないと議事録ひとつにもけっこう時間がかかります。1時間の会議に40分ぐらいかかってしまう。そんな方もいるのではないかと思います。
何が大事なポイントなのかわからない人にとっては、ただただ聞いたことをメモして、議事録を作成するときに自分で整理する人も多いかと思います。

私も、最初はそんな感じで、とても時間がかかっていましたが、早く作成できるように考えて改善していました。
議事録に時間がかかる方に参考にしてもらえればと思います。

議事録を早く作る方法

ノートの右側にスペースをとるために、縦にラインをあらかじめ引いておきます。

左側に、時系列でメモをとっていきます。
打合せのテーマを書いておいて、どういう目的かを意識します。

会議のメモは上から下に時系列で書いてしまいますが、テーマが変わったなと思ったら、スペースをあけて下に書いていき、前のテーマに戻ったら上に戻って書く方法がよいです。
話が戻らなかったら開けておいたスペースがムダになりますが、議事録を書くときには早くなります。

また、関連することは円で囲んで線でつないでおくと関連性が見た目でわかりやすいです。

打合せの中で決まったことは、ラインよりも右側に書いておきます。
ずっとメモしていき続けると、何がどうなってどういうことになったのか、パッと見でわからなくなってしまいます。
テーマごとに横ラインを引くのも良いと思います。

ただメモをしているのよりは、1時間の会議の議事録で40分かかっていた人は10分ぐらいは短くなるのではないかと思います。

他には、議事録を作成するときに、全体の構成を考えておくことも重要です。

ぜひ参考にしてみて下さい。