ビジネス向けシステム手帳の活用法
ビジネス向けシステム手帳の活用法
新入社員の方やシステム手帳を初めて購入した方、仕事がうまくいかない方、手帳初心者の方へ、ビジネス向けの基本的な使い方をご紹介します。
機能的な手帳がいろいろなメーカーから出ており、いろいろな使い方はありますが、まずは基本を抑え、その上で自分なりのスタイルにし、レベルアップしていけばよいと思います。
ビジネスでのシステム手帳の活用法
手帳を活用して管理するのは、仕事の内容（タスク）と時間です。
全体の仕事量と時間を把握し予定を立て、予定通りいけばオッケー、予定通りいかない場合は次に活かします。
記入の仕方（マンスリーリフィル、デイリーリフィル（一日一ページ））
①事前に訪問や商談、打ち合わせ等のアポイントをとり、マンスリースケジュールに記入しておきます。
自分だけでできる仕事は、時間の調整ができますが、 人が関わる仕事は相手の都合があるため、先に約束をしておきます。
マンスリースケジュールに書くときは、午前、午後、夕方（夜）で、だいたいの書く位置を決めておくと見やすいです。
アポイントは、スケジュールを立てる1週間前から前日までには入れておくのが望ましいです。
②1週間の業務をすべて洗い出し、かかる時間、納期も記載します。
仕事が発生した時点で完成形をイメージし、細分化して完成までに必要なこと（実務、報告、調査等）をすべて書きます。（細かくしたほうが時間の精度も高まります）
「仕事の完成形」を正しくつかむことがとても重要です。
例えば、コーヒー買ってきてと言われて、はいと言ってすぐに買いに行くのではなく、「砂糖入りか、ミルク入りか、缶か紙コップか、どれくらいの量か」など、頭の中で具体的なイメージを持って、分からない事はその場で確認し、相手の考えているイメージに応えることが必要です。
必ずしも相手と自分のイメージしているゴールが同じとは限りません。そのイメージを共有することが大切です。
コーヒーを例にすると簡単ですが、実際の業務においては日常的に起こるよくある失敗です。
予定時間が分からない場合は、多めに取っておくか、少しやってみて把握してください。
③納期を考慮し、洗い出した業務タスクをデイリースケジュールに書き込みます。
仕事の項目が少ない方や同じような仕事（ルーティン業務）が多い方は、週間（ウィークリー）タイプのスケジュールにすればよいですね。
納期がない場合でも自分で納期を決めます。
3日以上かかるタスクは、中間目標を設定し、進捗状況報告の予定も入れるとよいです。
④スケジュール変更になった場合は、その時点で右側にリスケジュールします。また、その日に終わらなかったタスクは必ず次の日以降に記入します。
できなかったタスクを転記し忘れないようにしなければなりません。
⑤改善
結果、予定よりも時間がかかっていた場合は、その原因と対策を考え、次に活かします。また、もっと簡単に早くできる方法がないか、もっと品質を高めることができないかなど、アイディアを出していくことでより自分の仕事にやりがいが持てると思います。
これらをきちんとできるようになれば、仕事の品質、生産性が必ず高まっていくと思います。
以上が基本的な使い方です。細かいことや書くことが面倒な人にとっては、運用を継続してできない場合もあるかもしれません。
しかし、細かいことが得意ではなく、大雑把な私か継続してシステム手帳を使い続けられるのは、やはり手帳書くことにメリットを感じているからだと思います。
頭の中が整理され、仕事の全体像や状況が把握でき、ミスや漏れをを防ぐことにとても役立っています。
普段パソコンがメインですが、「書く」ということに楽しみさえ覚えています。
面倒で続かないという人がいれば、まずは全く記入しないという事をやめ一文字でも書くことをから習慣にしてはどうでしょうか。
（一文字なら書かなくても同じだと思ってしまうと本末転倒ですが（笑））
また、手帳に書いておけば大丈夫！と考えてメモをする人もいますが、一番いいのは「全部自分の頭の中に入っていること」です。
手帳はあくまで脳の補助的なものとして使うことをおすすめします。手帳に書くことは一度自分の頭の中を通ったことなので、全部覚えていれば書く必要はありません。
手帳を見て、「やっぱり自分は頭がいいから忘れなかった」と確認するぐらいがちょうどいいと思います（笑）
今回ご紹介したデザインのビジネス向けリフィルはこちらです。
【V.for.M】 システム手帳 A5 リフィル 2015年 日付なし 1日1ページ デイリー＆マンスリー【予定管理・目標設定 使い方ガイド付き】 (A5サイズ)
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